In der Steuerberatung gilt seit Jahrzehnten eine einfache Gleichung: Mehr Mandate erfordern mehr Fachkräfte. Die HSP GRUPPE stellt diese Logik zunehmend infrage. Statt Wachstum über zusätzliche Personalressourcen zu organisieren, untersucht der Kanzleiverbund systematisch, wie sich Wissensarbeit durch generative Künstliche Intelligenz neu organisieren lässt.
Die entscheidende Frage lautet dabei nicht, wie sich einzelne Aufgaben schneller erledigen lassen. Sie lautet, wie sich die Kapazität einer gesamten Organisation erweitern lässt, ohne Qualität, Fachlichkeit oder Mandantennähe zu opfern. Die bisherigen Ergebnisse deuten darauf hin, dass genau das möglich ist. Nach konservativer Berechnung gewinnt die HSP GRUPPE heute mehr als 40.000 Stunden zusätzliche Kapazität pro Jahr. Damit wird ein Thema sichtbar, das weit über den Einzelfall hinausreicht: die Entkopplung von Wachstum und Mitarbeiterzahl in wissensintensiven Dienstleistungsunternehmen.
Experimentierfeld für skalierbare Wissensarbeit
Die HSP GRUPPE ist ein bundesweiter Verbund rechtlich selbstständiger Steuer-, Rechts- und Wirtschaftsprüfungskanzleien. Die gemeinsame Organisation schafft zentrale Strukturen für IT, Qualitätsmanagement und Wissensaustausch und bietet damit die Voraussetzungen, neue Arbeitsweisen standortübergreifend zu erproben und zu skalieren.
Als generative KI verfügbar wurde, interessierte die Verantwortlichen deshalb weniger die Frage, wie sich einzelne Tätigkeiten beschleunigen lassen. Im Mittelpunkt stand vielmehr die Überlegung, ob sich die Leistungsfähigkeit einer wissensintensiven Organisation insgesamt erhöhen lässt. Aus dieser Perspektive heraus integrierte HSP ChatGPT Enterprise schrittweise in Beratung, Recherche, Mandantenkommunikation und Wissensmanagement.
KI als Organisationsprojekt statt Softwareeinführung
Während viele Kanzleien KI zunächst als Werkzeug für einzelne Anwendungsfälle testen, verfolgte die HSP GRUPPE einen umfassenderen Ansatz. Ziel war nicht die Optimierung einzelner Arbeitsschritte, sondern die systematische Erweiterung organisatorischer Kapazitäten.
„Unsere Herausforderung bestand nicht darin, KI einzuführen, sondern die Organisation dazu zu befähigen, sie in ihre Arbeitsweise zu integrieren“, sagt Carsten Schulz, CEO der HSP GRUPPE.
Heute nutzen rund 900 Anwenderinnen und Anwender die Technologie im Arbeitsalltag. Darüber hinaus entstanden zahlreiche spezialisierte Agenten und KI-Anwendungen, die Wissen und bewährte Vorgehensweisen im gesamten Verbund verfügbar machen.
„Wir haben Mitarbeitende, die KI intensiv nutzen, und andere, die gerade erst anfangen. Entscheidend ist, dass alle die Möglichkeit haben, auszuprobieren, voneinander zu lernen und eigene Anwendungsfälle zu entwickeln“, beschreibt Jan-Henrik Leifeld, geschäftsführender Partner, Rechtsanwalt und Steuerberater bei HSP RECHT Raddatz & Leifeld, die Entwicklung innerhalb seiner Kanzlei.
Mehr Zeit für Beratung statt Routinearbeit
Dieser Ansatz wirkt in der Praxis: Heute berichten 98,6 Prozent der befragten Nutzerinnen und Nutzer von höherer Produktivität und fast 80 Prozent von einem besseren Service für Mandantinnen und Mandanten. Frank Heibel, geschäftsführender Partner, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei HSP STEUER Heibel und Partner, erlebt die Vorteile von Künstlicher Intelligenz insbesondere bei der Bearbeitung komplexer Fragestellungen. Für ihn ist „ChatGPT zu einem echten Sparringspartner geworden. Es verändert grundlegend, auf welchem Niveau man arbeiten kann.“
Auch seine Kanzleipartnerin, die Steuerberaterin Magdalene Posnak, setzt KI gezielt in der Mandantenberatung ein. Bei der Analyse von Immobilieninvestitionen werden Exposés hinsichtlich Liquidität, Rendite und steuerlicher Auswirkungen strukturiert ausgewertet und miteinander verglichen. „Früher habe ich rund neun Stunden für die Vorbereitung einer Analyse benötigt. Heute reichen mir für die Aufbereitung der Daten etwa zwei bis drei Stunden. Die dadurch gewonnene Zeit nutze ich für das, was den größten Mehrwert bietet: die persönliche Beratung und die direkte Zusammenarbeit mit meinen Mandanten“, erklärt Posnak.
Auch in der Mandatsgewinnung eröffnet KI neue Möglichkeiten. Marco Sell, geschäftsführender Partner und Steuerberater bei HSP STEUER Sell & Partner, bereitete zum Beispiel mithilfe von ChatGPT die Präsentation für einen internationalen Mandanten zweisprachig vor und trainierte Fachterminologie für die Gespräche. Seine Kanzlei gewann das große Mandat gegen mehrere Wettbewerber.
Aus einzelnen Ideen entsteht kollektives Wissen
Viele KI-Initiativen scheitern daran, dass gute Ideen bei einzelnen Mitarbeitenden verbleiben. Die HSP GRUPPE versucht genau das zu vermeiden. Über den monatlichen „KI Jour-Fix“ werden erfolgreiche Anwendungen gruppenweit vorgestellt und weiterentwickelt.
Gleichzeitig entstanden zentrale Agenten wie „AI Client Communication“, die bei der verständlichen Formulierung komplexer steuerlicher Sachverhalte unterstützt, oder der „Booking Assistant SKR03 & SKR04“ für wiederkehrende Buchungsprozesse. So entwickelt sich KI zunehmend von einer persönlichen Arbeitshilfe zu einer gemeinsamen Infrastruktur für die gesamte Organisation.
Produktivität wird messbar
Die Auswirkungen werden nicht nur subjektiv wahrgenommen, sondern sind systematisch belegbar.
Eine interne Befragung zeigt:
95,9 Prozent der Mitarbeitenden berichten von Zeitersparnissen.
98,6 Prozent sehen eine höhere Produktivität.
84,6 Prozent erkennen eine bessere Arbeitsqualität.
79,7 Prozent beobachten einen verbesserten Mandantenservice.
78,1 Prozent berichten von höherer Arbeitszufriedenheit.
„Steuerberatung lebt von Expertise, Präzision und Vertrauen. Der Erfolg der HSP GRUPPE zeigt, dass generative KI diese Faktoren nicht ersetzt, sondern gezielt verstärken kann. Fachkräfte gewinnen mehr Zeit für die Aufgaben, in denen menschliches Urteilsvermögen und persönliche Beratung den größten Unterschied machen“, sagt Johannes Foertsch, Leiter Mittelstand DACH bei OpenAI.
Für viele Kanzleien dürfte dabei besonders relevant sein, dass die Produktivitätsgewinne nicht zu Lasten der Beratungsqualität gehen. Vielmehr zeigen die Ergebnisse, dass sich beides parallel verbessern kann. Foertsch führt aus: „Viele mittelständische Unternehmen diskutieren heute noch, ob KI künftig einen Mehrwert schaffen kann. Der Fall der HSP GRUPPE zeigt bereits sehr konkret, wie dieser Mehrwert entsteht: Fachkräfte gewinnen Zeit für anspruchsvolle Aufgaben, Wissen wird breiter verfügbar und organisatorische Kapazitäten wachsen, ohne dass die Qualität der Arbeit leidet. Genau darin liegt für viele Steuerkanzleien eine wichtige Chance“.
Von Effizienz zu zusätzlicher Kapazität
Die HSP GRUPPE betrachtet KI deshalb nicht primär als Kosteninstrument. Im Mittelpunkt steht die Frage, wie zusätzliche Mandate angenommen und bestehende Mandanten intensiver betreut werden können. Nach konservativen Berechnungen entstehen jährlich mehr als 40.000 Stunden zusätzliche Kapazität. Etwa 28.000 Stunden davon entfallen auf produktive und abrechenbare Facharbeit. Daraus ergibt sich ein potenzielles zusätzliches Umsatzvolumen von rund 3,8 Millionen Euro pro Jahr.
Gerade in einer Branche, die seit Jahren unter Personalmangel leidet, zeigt sich damit ein möglicher Weg, Wachstum vom Umfang der verfügbaren Fachkräfte zu entkoppeln.
Die nächste Entwicklungsstufe
Inzwischen richtet sich der Blick auf die nächste Phase der KI-Nutzung. Mit ChatGPT Work und agentischen KI-Systemen untersucht die HSP GRUPPE, wie ganze Prozessketten neu gestaltet werden können. Ein Beispiel ist der Jahresabschluss. Fehlende Unterlagen könnten künftig bereits während des Jahres erkannt und automatisiert bei Mandantinnen und Mandanten angefordert werden, statt erst Monate später aufzufallen. Damit verschiebt sich der Fokus von der Unterstützung einzelner Aufgaben hin zur intelligenten Steuerung kompletter Arbeitsabläufe.
„Alle reden darüber, dass KI Steuerberaterinnen und Steuerberater ersetzen wird. Ich halte das für die falsche Debatte. Die eigentliche Chance besteht darin, qualifizierte Fachkräfte erheblich wirksamer zu machen“, sagt Carsten Schulz.
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