Der bloße Empfang von ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien optimiert noch keinen einzigen Prozess. Werden digitale Rechnungen zwar elektronisch empfangen, anschließend aber manuell geprüft, übertragen oder im ERP-System weiterverarbeitet, entstehen neue Medienbrüche statt digitaler Effizienz.
Fehlende oder schlecht abgestimmte Schnittstellen kosten bei der täglichen Rechnungsverarbeitung Zeit, führen zu Fehlern und binden wertvolle Ressourcen im Rechnungswesen und Controlling.
„Die E-Rechnung wird für viele Unternehmen zum Praxistest ihrer Digitalisierung. Erst jetzt zeigt sich, ob Rechnungsdaten tatsächlich durchgängig verarbeitet werden oder lediglich das Papier durch eine Datei ersetzt wurde“, sagt Jochen Treuz, Trainer, Berater und Autor für Rechnungswesen und E-Rechnung.
Die eigentliche Digitalisierung des Rechnungswesens verlangt, dass Prozesse, Systeme und Daten so zusammenspielen, dass Informationen möglichst ohne manuelle Zwischenschritte weiterverarbeitet werden können.
ERP-Systeme als zentrale Basis
Ein aktuelles ERP-System sollte den Mittelpunkt des Rechnungswesens bilden. Dort laufen Buchhaltung, Auftragsabwicklung, Online-Banking, Auswertungen und Informationen weiterer Unternehmensbereiche zusammen.
Neben der notwendigen Nutzung eines ERP-Systems – auch bei sehr kleinen Unternehmen – kommt es bei der Rechnungsverarbeitung darauf an, wie gut die vor- und nachgelagerten Prozesse eingebunden sind.
Typische Fragen sind:
* Wie gelangen Rechnungsdaten in das ERP-System?
* Welche Daten müssen noch manuell ergänzt werden?
* Wo erfolgen Prüfungen und Freigaben?
* Welche Daten werden mehrfach erfasst?
* Welche Informationen werden anschließend für Controlling und Reporting benötigt?
Je mehr Daten zwischen E-Mail, Excel, ERP, Dokumentenmanagement und weiteren Anwendungen automatisiert übertragen werden können, umso weniger manuelle Arbeit ist erforderlich.
E-Rechnung als Teil eines Gesamtprozesses
Die E-Rechnung macht deutlich, dass Digitalisierung mehr bedeutet als den Einsatz neuer Dateiformate.
ZUGFeRD und XRechnung ermöglichen die strukturierte Verarbeitung von Rechnungsdaten. Ihr Nutzen entsteht jedoch erst dann vollständig, wenn diese Daten automatisch oder zumindest weitgehend automatisiert in die weiteren Abläufe übernommen werden.
Dazu gehören beispielsweise:
* Eingang und technische Prüfung (Validierung) der Rechnung
* Archivierung und Übernahme der Rechnungsdaten
* sachliche und rechnerische Prüfung
* Freigabe, Buchung und Zahlung
Werden einzelne Schritte weiterhin manuell durchgeführt, bleibt ein erheblicher Teil des möglichen Nutzens ungenutzt.
Damit wird die E-Rechnung zugleich zum Ausgangspunkt für eine umfassendere Prüfung der bestehenden Abläufe: Wo entstehen noch manuelle Zwischenschritte? Welche Systeme sind nicht miteinander verbunden? Welche Daten werden mehrfach erfasst?
Automatisierung braucht saubere Prozesse
Vor einer Automatisierung bestehender Abläufe sollte zunächst geprüft werden, welche Arbeitsschritte tatsächlich erforderlich sind. Historisch gewachsene Prozesse enthalten häufig zusätzliche Prüfungen, Mehrfacheingaben oder Abstimmungen, deren ursprünglicher Grund möglicherweise längst entfallen ist.
Erst danach stellt sich die Frage, wie notwendige Schritte automatisiert werden können.
Neben den Abläufen in der Buchhaltung müssen auch Schnittstellen zu Einkauf, Vertrieb, Controlling, IT und Management berücksichtigt werden.
„Automatisierung beginnt deshalb nicht mit einer neuen Software, sondern mit der Prüfung des bestehenden Prozesses“, so Treuz. „Erst wenn klar ist, welche Arbeitsschritte wirklich notwendig sind, kann entschieden werden, wo Technik sinnvoll unterstützen oder Aufgaben vollständig übernehmen kann.“
BI-Tools machen vorhandene Daten nutzbar
Mit der Digitalisierung wächst die Menge verfügbarer digitaler Daten.
BI-Tools können diese Informationen automatisiert zusammenführen und für Reporting, Controlling und Unternehmenssteuerung nutzbar machen.
Der Nutzen hängt von der Qualität der Ausgangsdaten ab: Unterschiedliche Datenstände, uneinheitliche Strukturen oder manuelle Nebenrechnungen erschweren jede automatisierte Auswertung.
Digitalisierung und eine belastbare Datenqualität gehören deshalb unmittelbar zusammen.
KI erweitert die Möglichkeiten
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz eröffnet zusätzliche Möglichkeiten für das Rechnungswesen.
Sie kann beispielsweise bei der Analyse von Daten, der Aufbereitung von Informationen, der Erstellung von Auswertungen oder bei wiederkehrenden Aufgaben unterstützen.
Auch hier gilt: KI verlangt funktionierende Prozesse.
Wenn Daten fehlen, Abläufe unklar sind oder Zuständigkeiten nicht geregelt wurden, kann ein KI-System diese organisatorischen Mängel nicht ausgleichen.
In einem passenden Umfeld eingesetzt kann KI bestehende digitale Prozesse ergänzen und Mitarbeiter von zeitaufwendigen Routinearbeiten entlasten.
Rechnungswesen und IT müssen gemeinsam planen
Digitalisierungsprojekte sind immer auch Fach- und IT-Projekte.
Das Rechnungswesen kennt die Abläufe, gesetzlichen Anforderungen und fachlichen Besonderheiten. Die IT kennt Systeme, Schnittstellen, Datenstrukturen und technische Möglichkeiten.
Beide Bereiche müssen deshalb frühzeitig und dauerhaft zusammenarbeiten.
Auch die Geschäftsführung ist gefordert. Sie muss Prioritäten setzen, Ressourcen bereitstellen und entscheiden, welche Prozesse und Systeme künftig den Rahmen bilden sollen.
Digitalisierung ist kein einzelnes Softwareprojekt
Die eigentliche Aufgabe besteht darin, digitale Werkzeuge aufeinander abgestimmt einzusetzen.
Entscheidend ist ihr Zusammenspiel: ERP-Systeme bilden die zentrale Prozessbasis. Die E-Rechnung liefert strukturierte Daten. BI-Tools machen diese Daten für Auswertungen und Entscheidungen nutzbar. KI kann zusätzliche Aufgaben unterstützen und automatisieren.
Die Verantwortlichen im Rechnungswesen sollten daher eine strategische Frage klären:
„Wie soll unser Rechnungswesen künftig arbeiten – und welche Systeme unterstützen unsere Prozesse am besten?“
Wer diese Frage beantwortet, betrachtet Digitalisierung nicht mehr als Sammlung einzelner Softwareprojekte. ERP, E-Rechnung, BI und KI werden vielmehr zu Bausteinen eines durchgängigen Rechnungsprozesses.
Seminarhinweis
Diese Zusammenhänge stehen auch im Mittelpunkt des Seminars „Digitalisierung im Rechnungswesen“. Behandelt werden die Optimierung und Digitalisierung von Abläufen, ERP-Systeme, E-Rechnung, BI-Tools und KI sowie das Zusammenspiel von Rechnungswesen, IT und Management.
Das Seminar wird in Zusammenarbeit mit Bildungseinrichtungen verschiedener IHKs sowie dem BVBC angeboten.
Die nächsten Termine: 29.09.2026 | 19.10.2026 | 19.11.2026 | 11.12.2026 | 17.12.2026
Weitere Informationen:
https://www.treuz.de/seminare-digitalisierung-im-rechnungswesen/
Zum Autor
Jochen Treuz ist Trainer, Berater und Autor für Rechnungswesen. Seine Schwerpunkte sind E-Rechnung, Digitalisierung, KI sowie die Optimierung von Prozessen im Rechnungswesen.
Digitalisierung im Rechnungswesen: ERP, E-Rechnung, BI und KI optimal nutzen hinzugefügt von News am
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